Que diriez-vous d'un quotidien dynamique, tantôt chez vous comme assistant·e administratif·ve pour notre cabinet de gestion de patrimoine (Phoenix Finance) et tantôt au sein d'un grand cabinet d'avocats parisien (2 jours par semaine) en qualité d'Office manager ?

Vos missions de gestion et support administratif se répartissent dans deux environnements distincts :

Assistant·e administratif·ve en gestion de patrimoine (Phoenix Finance) - Télétravail

• Assurer le suivi des tâches administratives, le suivi des dossiers des clients et maintenir un système de classement efficace des documents et informations financières, en veillant à chaque détail
• Garantir la confidentialité des informations sensibles
• Vous adapter en temps réel aux demandes spécifiques des fournisseurs
• Œuvrer chaque jour avec un souci du service et de la satisfaction des clients
• Préparer les documents des clients : lettre de mission, compte-rendu, facturation ; collecter les informations dans le cadre de déclarations fiscales, rapports financiers, suivi et consolidation des reportings ou d'opérations d'investissement.

Vous comprenez idéalement les enjeux et évolutions réglementaires vis-à-vis des contrôles des autorités de tutelle.

Office manager en cabinet d'avocats (Client de l'entreprise) - 2 jours sur site

Votre mission consiste à garantir le bon fonctionnement des opérations quotidiennes entre gestion administrative, gestion globale des fournitures & des installations, et coordination des ressources humaines :

• Coordonner les travaux d'entretien (sécurité, normes) et gérer les fournisseurs de services
• Superviser l'inventaire des fournitures de bureau, vous assurant que les employés disposent des outils nécessaires : passer les commandes, suivre les stocks, gérer la relation avec les fournisseurs
• Gérer les tâches administratives courantes : courriers, appels téléphoniques, planification des réunions et tenue des agendas
• Suivre et intégrer les nouveaux collaborateur·ices, gérer les congés/absences et coordonner les formations
• Participer à la réussite de projets aux côtés des équipes dédiées
• Veiller au budget et à l'exactitude des transactions (puis identifier les écarts éventuels)
• Assurer le suivi des comptes fournisseurs et clients : traiter/émettre les factures, gérer les relances.
• Gérer une partie du Community Management (animation des réseaux et du site internet)