Prise de référence en recrutement : cadre légal et trame

La prise de référence en recrutement est l'étape la plus souvent bâclée d'un processus d'embauche. Un appel de cinq minutes, deux questions polies, un « très bon élément » en réponse : rien de vérifié. Bien conduite, elle sert pourtant à confirmer ce que l'entretien ne peut pas prouver, en particulier sur un poste commercial où les résultats annoncés sont difficiles à contrôler.

Ce guide s'adresse aux dirigeants, DRH et directeurs commerciaux qui recrutent. Il couvre le cadre légal (Code du travail, RGPD, recommandations de la CNIL), les questions à poser à un ancien manager de commercial, une trame d'appel prête à l'emploi et les signaux d'alerte à repérer. Pour situer cette étape dans l'ensemble du recrutement, voir notre guide du processus de recrutement.

À quoi sert une prise de référence, et à quoi elle ne sert pas

Une prise de référence consiste à interroger des personnes qui ont travaillé avec le candidat, le plus souvent un ancien manager, pour vérifier des faits et compléter l'évaluation. Elle intervient en fin de processus, sur un ou deux finalistes.

Elle sert à trois choses :

• vérifier des faits : intitulé du poste, périmètre, durée, niveau d'atteinte des objectifs ;
• contextualiser une performance : un commercial à 130 % de son objectif sur un portefeuille hérité n'a pas le même profil qu'un chasseur parti d'un territoire vierge ;
• confirmer ou infirmer un doute né en entretien : autonomie, rapport au cadre, capacité à encaisser un refus.

Elle ne sert pas à découvrir un candidat. Si vous attendez de la référence qu'elle vous dise si la personne est bonne, c'est que votre évaluation n'a pas fait son travail. Le principe vaut pour tout le recrutement : on ne pilote pas ce qu'on ne mesure pas. La référence vient confirmer une évaluation structurée, menée avec une grille d'entretien et une mise en situation, pas la remplacer.

Prise de référence et loi : le cadre légal

La prise de référence est légale en France. Elle est encadrée par le Code du travail et par le RGPD, que la CNIL a déclinés pour le recrutement. Quatre textes suffisent à en fixer les règles.

Ce que dit le Code du travail

• Article L1221-6 : les informations demandées au candidat ne peuvent avoir pour finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi ou ses aptitudes professionnelles, et doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé (Légifrance). Ce qui vaut pour les questions posées au candidat vaut pour celles posées à ses référents.
• Article L1221-8 : le candidat est expressément informé, avant leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard. Les résultats sont confidentiels et les méthodes doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie (Légifrance).
• Article L1221-9 : aucune information concernant personnellement un candidat ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance (Légifrance).
• Article L1132-1 : aucun candidat ne peut être écarté pour un motif discriminatoire (âge, situation de famille, état de santé, grossesse, origine, activités syndicales, etc.) (Légifrance). Une question posée à un référent sur l'un de ces sujets expose l'entreprise au même titre qu'une question posée en entretien.

Ce que disent le RGPD et la CNIL

Les informations recueillies auprès d'un référent sont des données personnelles du candidat. Dans son guide sur le recrutement publié le 30 janvier 2023, la CNIL précise que le recueil de références auprès de l'environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, clients, fournisseurs…) est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé (CNIL, Guide recrutement, 2023).

Le même guide rappelle trois obligations qui s'appliquent directement à la prise de référence :

• la minimisation : ne collecter que des données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à l'évaluation du candidat pour le poste ;
• la finalité : les informations obtenues ne servent qu'à ce recrutement, pas à alimenter un fichier ;
• l'information : le candidat doit savoir qui traite ses données, pour quoi faire, et combien de temps elles sont conservées.

Consentement ou information préalable : ce qu'il faut retenir

Beaucoup de guides parlent de « consentement obligatoire ». La réalité juridique est plus précise : la loi exige l'information préalable du candidat. La CNIL indique même que les traitements liés aux opérations de recrutement ne peuvent pas reposer sur le consentement du candidat, car un refus pourrait affecter ses chances d'obtenir le poste.

En pratique, la bonne méthode combine les deux logiques :

1. informer le candidat par écrit, dès le début du processus, qu'une prise de référence aura lieu en fin de parcours ;
2. lui demander de fournir lui-même les noms et coordonnées de ses référents, et son accord sur chacun ;
3. ne jamais contacter son employeur actuel sans son accord explicite : vous risqueriez de lui faire perdre son poste pour un recrutement qui n'aboutira peut-être pas.

Cette démarche protège le candidat, sécurise l'entreprise et vous donne une trace écrite en cas de contestation.

Prise de référence sans consentement : les risques

Appeler un ancien employeur à l'insu du candidat, la prise de référence dite « sauvage », contrevient à l'article L1221-9 et au principe de transparence du RGPD. Le candidat peut saisir la CNIL ou contester la décision de ne pas l'embaucher, surtout si l'information obtenue touche à un critère discriminatoire. S'y ajoute un risque de réputation : le marché des commerciaux est petit, et les candidats parlent entre eux.

• Appeler un ancien manager désigné par le candidat : autorisé ? : Oui ; condition : Candidat informé au préalable
• Appeler un ancien manager non désigné par le candidat : autorisé ? : Oui, avec prudence ; condition : Candidat informé qu'une prise de référence aura lieu ; préférez les référents qu'il fournit
• Appeler l'employeur actuel : autorisé ? : À éviter ; condition : Uniquement avec l'accord explicite du candidat
• Interroger un client du candidat : autorisé ? : Oui ; condition : Candidat informé, client désigné ou validé par lui
• Demander au référent l'état de santé, la vie familiale, les arrêts maladie : autorisé ? : Non ; condition : Interdit : sans lien avec l'emploi, critère discriminatoire
• Conserver le compte rendu après le recrutement : autorisé ? : Oui, limité ; condition : Durée définie et annoncée au candidat, accès restreint

Quand faire la prise de référence dans le processus

Au bon moment : après les entretiens et la mise en situation, avant l'offre écrite. Plus tôt, vous mobilisez des référents pour des candidats que vous n'embaucherez pas, et vous dévoilez la démarche de candidats encore en poste. Plus tard, après l'offre, une référence négative vous place dans une situation intenable.

Limitez-vous aux finalistes, un ou deux au maximum. Prévenez le candidat au moment de lui demander ses référents : c'est aussi un test. Un commercial qui a performé fournit des noms sans hésiter. Celui qui temporise, ou ne propose que des collègues, vous donne déjà une information.

Qui appeler pour un poste commercial

Pour un poste de vente, la qualité du référent compte plus que leur nombre. Deux appels bien choisis valent mieux que cinq appels de courtoisie.

• L'ancien manager direct (N+1) : le référent prioritaire. Il a fixé les objectifs, suivi le pipe, vu le candidat sous pression. Exigez au moins un N+1 parmi les référents.
• L'ancien directeur commercial (N+2) : utile pour un poste de manager ou de grands comptes, il situe le candidat par rapport au reste de l'équipe.
• Un pair : un autre commercial de la même équipe éclaire la collaboration et le partage des comptes, rarement les résultats.
• Un client : pour un key account manager ou un commercial grands comptes, un client désigné par le candidat parle de la relation et de la tenue des engagements.

Évitez les RH de l'ancien employeur : beaucoup d'entreprises leur interdisent de commenter un ancien salarié au-delà des dates d'emploi. Évitez aussi les amis devenus collègues, et vérifiez toujours que le référent a bien été en position d'observer le travail du candidat.

Les questions à poser à un ancien manager de commercial

Préparez vos questions à partir de ce que vous voulez vérifier, pas d'une liste générique. Les questions ouvertes et factuelles donnent les réponses les plus exploitables. Demandez des exemples et des ordres de grandeur, pas des adjectifs.

Contexte du poste

• Quel était son périmètre exact : secteur, taille des clients, territoire, portefeuille hérité ou création ?
• Quelle était la durée moyenne d'un cycle de vente, et le panier moyen ?
• Combien de temps l'avez-vous managé, et à quel titre ?

Résultats

• Sur la période où vous l'avez managé, à quel niveau de son objectif était-il, année par année ?
• Où se situait-il par rapport au reste de l'équipe ?
• Quelle part de son chiffre venait de nouveaux clients, et quelle part du portefeuille existant ?
• Quelle est l'affaire dont il peut être le plus fier, et quel a été son rôle exact ?

Méthode et comportement

• Comment organisait-il sa prospection ? Tenait-il son CRM à jour sans relance ?
• Comment réagissait-il après une affaire perdue ou un trimestre sous l'objectif ?
• Quand vous lui faisiez un retour, qu'est-ce qui changeait concrètement ensuite ?
• Sur quel point aurait-il dû progresser ?

Départ et recommandation

• Pourquoi a-t-il quitté l'entreprise ?
• Le réembaucheriez-vous ? Sur quel type de poste ?
• Dans quel environnement le voyez-vous réussir, et dans lequel moins ?

Les questions à proscrire

Toute question sans lien direct avec l'emploi est interdite, même posée de façon détournée : santé, arrêts maladie, grossesse ou projet d'enfant, situation familiale, opinions politiques ou religieuses, activité syndicale, origine. Ne demandez pas non plus le salaire exact : c'est au candidat de communiquer ses prétentions et, s'il le souhaite, sa rémunération actuelle.

Trame d'appel : une prise de référence en 15 minutes

Un appel structuré prend un quart d'heure et produit une note comparable d'un candidat à l'autre. Planifiez-le par e-mail au lieu d'appeler à froid : le référent répondra mieux s'il a pris le temps d'y penser.

1. Introduction (1 minute). Présentez-vous, l'entreprise, le poste. Précisez que le candidat a donné votre nom et que l'échange restera confidentiel.
2. Vérification de la relation (2 minutes). Dates de collaboration, lien hiérarchique, intitulé du poste. Comparez avec le CV.
3. Contexte du poste (3 minutes). Périmètre, cycle de vente, type de clients, portefeuille hérité ou création.
4. Résultats chiffrés (4 minutes). Niveau d'atteinte des objectifs, rang dans l'équipe, une affaire marquante.
5. Méthode et comportement (3 minutes). Organisation, réaction à l'échec, réceptivité au feedback, axe de progrès.
6. Départ et recommandation (2 minutes). Raison du départ, « le réembaucheriez-vous ? », environnement idéal.

Prenez des notes pendant l'appel et rédigez le compte rendu dans l'heure : faits d'un côté, impressions de l'autre. Rapprochez ensuite les réponses des notes de votre entretien d'embauche commercial : les écarts sont plus parlants que les compliments.

Les signaux d'alerte à repérer

Un référent dit rarement du mal d'un ancien collaborateur. L'information se trouve dans la forme des réponses autant que dans leur contenu.

• Réponses vagues sur les chiffres (« il faisait bien son travail ») : ce qu'il peut indiquer : Résultats moyens, ou référent mal placé pour juger ; que faire : Reposer la question en demandant un ordre de grandeur
• Écart avec le CV sur le titre, le périmètre ou les dates : ce qu'il peut indiquer : Parcours embelli ; que faire : Revenir vers le candidat pour éclaircir le point
• Hésitation ou nuance au « le réembaucheriez-vous ? » : ce qu'il peut indiquer : Réserve que le référent ne veut pas formuler ; que faire : Demander « sur quel type de poste ? »
• Succès attribués à l'équipe ou au marché : ce qu'il peut indiquer : Contribution individuelle faible ; que faire : Demander son rôle exact dans une affaire précise
• Référent qui n'a jamais managé le candidat : ce qu'il peut indiquer : Référence de complaisance ; que faire : Demander un autre référent, N+1 de préférence
• Réponses identiques entre deux référents, au mot près : ce qu'il peut indiquer : Références préparées ; que faire : Poser des questions de contexte imprévues
• Départ flou ou raconté différemment par le candidat : ce qu'il peut indiquer : Rupture conflictuelle ou fin de période d'essai ; que faire : Confronter les deux versions sans jugement

Un signal isolé n'est pas un verdict. Une référence négative peut venir d'un conflit personnel ou d'un manager en échec lui-même. Si les deux référents convergent sur le même point, en revanche, l'information est solide. Le coût d'une erreur de casting sur un poste de vente justifie ce temps de vérification : il est détaillé dans notre article sur l'erreur de recrutement et dans notre méthode pour calculer le coût d'un recrutement.

Documenter et décider

La prise de référence n'a de valeur que si elle est tracée et comparée. Trois règles :

• Une fiche par appel, avec les mêmes rubriques que la trame, pour comparer les finalistes sur une base identique.
• Un rapprochement avec la grille d'évaluation : la référence confirme, nuance ou contredit chaque critère, elle n'en crée pas de nouveau.
• Une conservation encadrée : accès limité aux personnes qui décident, durée définie et annoncée au candidat, suppression ensuite.

Pour aller plus loin, comparez six mois après l'embauche ce que disaient les références et la performance réelle de la recrue. C'est la seule façon de savoir si vos prises de référence prédisent quelque chose, ou si elles ne font que rassurer.

Recruter un commercial évalué, pas seulement recommandé

Uptoo recrute des commerciaux depuis plus de 20 ans : 2 500 recrutements par an, 750 000 profils commerciaux en base, plus de 10 000 clients et une note de 4,3 sur 3 024 avis côté recrutement. La première shortlist de candidats qualifiés est présentée en moyenne sous 14 jours. Vous avez un poste commercial à pourvoir ? Confiez votre recrutement commercial à Uptoo.

FAQ

C'est quoi une prise de référence ?

C'est un échange, le plus souvent téléphonique, entre le recruteur et une personne qui a travaillé avec le candidat, en général un ancien manager. Il sert à vérifier les faits annoncés (poste, périmètre, résultats) et à confirmer l'évaluation menée en entretien. Elle intervient en fin de processus, sur les finalistes, avant l'offre écrite.

Est-ce légal de demander des références ?

Oui. Le Code du travail impose que le candidat soit informé au préalable des méthodes utilisées (articles L1221-8 et L1221-9) et que les informations recueillies aient un lien direct avec l'emploi (article L1221-6). La CNIL confirme que le recueil de références auprès de l'environnement professionnel est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé.

Est-il légal d'appeler un ancien employeur pour prendre des références en recrutement ?

Oui, à condition que le candidat ait été informé de la démarche avant l'appel, et que les questions portent uniquement sur ses compétences et son activité professionnelle. Privilégiez l'ancien manager direct, désigné par le candidat. L'employeur actuel ne se contacte qu'avec l'accord explicite du candidat, pour ne pas compromettre son poste.

Est-il possible de refuser une prise de référence ?

Oui, un candidat peut refuser de fournir des référents ou s'opposer à ce que son employeur actuel soit contacté. Le recruteur ne peut pas passer outre en appelant à son insu. Refuser que l'employeur actuel soit contacté est légitime et ne doit pas pénaliser le candidat : proposez une alternative, comme un ancien manager ou un client.

Est-ce que les recruteurs appellent les références ?

Oui, en particulier pour les postes à responsabilité et les postes commerciaux, où les résultats annoncés sont difficiles à vérifier autrement. L'appel intervient en fin de processus, sur un ou deux finalistes. Un recruteur rigoureux contacte au moins deux référents, dont un ancien manager direct, avec une trame de questions préparée.

Quelles questions poser pour une prise de référence ?

Des questions factuelles, en lien direct avec le poste : périmètre et contexte, niveau d'atteinte des objectifs, rang dans l'équipe, méthode de travail, réaction à l'échec, raison du départ et « le réembaucheriez-vous ? ». Demandez des exemples et des ordres de grandeur. Toute question sur la santé, la famille ou un autre critère discriminatoire est interdite.

Un ancien employeur peut-il donner de mauvaises références ?

Il peut donner un avis négatif s'il est sincère et porte sur le travail du candidat. En revanche, des propos mensongers ou dénigrants qui causent un préjudice peuvent engager sa responsabilité civile (article 1240 du Code civil). Côté recruteur, une référence négative isolée se vérifie auprès d'un second référent avant de conclure.

Est-ce que les recruteurs appellent les anciens employeurs ?

Ils appellent surtout d'anciens managers, rarement les services RH, qui se limitent souvent à confirmer les dates d'emploi. Pour un commercial, l'interlocuteur utile est celui qui a fixé ses objectifs et suivi ses résultats. Dans tous les cas, le candidat doit avoir été informé au préalable de la prise de référence.