Prospection, préparation, rendez-vous #1, rendez-vous #2, négociation, rédaction de proposition, suivi clients, service après-vente, réimplantation dans le retail… Notre agenda se remplit à vue d’œil et pourtant les journées ne rallongent pas. Avec les quotas qui augmentent chaque année, nous devons souvent faire plus de chiffre avec moins de temps.
Comment optimiser sa productivité commerciale ?
Depuis le début de ma carrière commerciale, j’ai toujours couru après le temps.
J’ai fini par beaucoup réfléchir à mon organisation, à la gestion de mon temps, ou quelque chose que j’appelle la “gestion personnelle”, car vous ne pouvez pas contrôler le temps, vous contrôlez seulement ce que vous faites à chaque coup de trotteuse.
Après beaucoup d’expérimentations et de tâtonnements, je vous livre aujourd’hui 10 stratégies de gestion de temps que j’ai pu trouver et qui m’aide réellement au quotidien.
1. Identifiez vos priorités
Pour bien gérer votre temps et être productif dans la durée, vous devez identifier les tâches à réaliser absolument. Quoiqu’il en soit, la journée n’est pas indéfiniment extensible et vous devez faire preuve d’organisation pour terminer ce qui doit l’être. C’est trop facile de s’emballer dans des tâches qui ne sont pas liées à vos priorités. Alors, gardez en tête ce qui est le plus important et organisez-vous en fonction de ces tâches.
En arrivant au travail le matin, ça ne sert à rien de vous jeter sur vos emails. Vous aurez toujours un mail d’un client mécontent ou d’un collègue vous demandant quelques chose qui vous distraira de vos priorités.
L’essentiel est de structurer vos tâches de la journée par rapport à vos objectifs. Posez-vous chaque matin, prenez un papier et un stylo (ou une appli note dans votre téléphone si vous êtes en tournée), et dites-vous :
- Étape 1 - quel est mon objectif à court terme : signer ce gros contrat avec ce client ? Sécuriser ce client en pleine phase de déploiement ? Me recréer un vivier de potentiel clients pour atteindre les objectifs ? Notez-le en gros en haut de votre papier.
- Étape 2 - quelles sont les tâches prioritaires qui en découlent : prendre 3 rendez-vous qualifiés ? Renvoyer la proposition négociée à tel prix ? Organiser un appel de suivi avec le décideur du projet ? Choisissez-en seulement 3-4 qui vous permettent d’atteindre votre objectif et notez-les en dessous de ce dernier.
- Étape 3 - apprenez à dire non ou à reporter à plus tard : traitez un à un les points que vous avez noté sur votre liste. Si vous recevez une demande entre temps, regardez si elle devient prioritaire par rapport à votre objectif ; sinon, laissez-la au lendemain.
La gestion des priorités est un exercice extrêmement compliqué. Tout le monde en parle comme s’il était tout à fait naturel et facile de s’organiser ainsi. Pour la majorité d’entre nous, ce n’est pas le cas…
C’est une habitude à prendre, qui demande du temps. Ne vous découragez pas si vous abandonnez de temps en temps, si vous êtes distrait au début par d’autres tâches. Soyez bienveillant avec vous même :) Vous trébucherez forcément avant de trouver la bonne formule et de prendre l’habitude, difficile, de laisser certaines tâches au profit d’autres plus importantes. Une étude de 2009 parue dans l'European Journal of Social Psychology, montre que le temps nécessaire pour changer une habitude varie de 18 jours à 254 jours, pour une moyenne de 66 jours.
Pour ceux qui recherchent des outils pour les aider, regardez du côté de Trello ou Any.Do. Ces applications vous permettront de créer rapidement des tâches, puis de les prioriser avec des codes couleurs ou un système de pipeline, de vous imposer des échéances et de vous envoyer des rappels automatiques.
2. Déterminez les résultats de vos actions
Lorsque j’ai commencé à faire mes listes de tâches, je me suis vite retrouvée à mettre tout et n’importe quoi dedans. Un coup je devais répondre au service comptabilité, le lendemain je devais répondre à un appel d’offre à plusieurs dizaines de milliers d’euros et le surlendemain, je devais répondre à un questionnaire sur notre dernière formation interne...
Productivité commerciale : 0.
Pour être vraiment efficace, je me suis rendu-compte qu’il me manquait une donnée : l’impact de mes tâches. Vous connaissez la loi de Pareto ? Elle s’applique aussi à notre productivité : 20 % des efforts servent généralement à créer 80 % des bénéfices.
Parmis l’ensemble de vos tâches, lesquelles ont le plus d’impact business ? Lesquelles vous permettent vraiment d’aller chercher du chiffre d’affaires ? Concentrez-vous sur le résultat de votre tâche, plutôt que sur la liste en elles-même. Vous réaliserez même souvent qu’un objectif peut-être atteint par des tâches totalement différentes et qu’une tâche sans impact commercial à première vue peut facilement se transformer en quelque chose de rentable.
Exemple
Vous êtes technico-commercial sur le secteur Est et vous souhaitez augmenter vos ventes de 150 000 € en Alsace. Cette croissance nécessitera probablement beaucoup d’actions à réaliser entre aujourd’hui et l’atteinte de votre objectif final. Pour être productif dans la durée, vous devez être organisé et aller droit au but. Posez-vous les bonnes questions : par quels moyens (concrets) vais-je atteindre cet objectif ?
Vous pouvez avoir une même tâche qui se lit différemment : “Dîner avec mon client, plus gros industriel de la région”. Le résultat pourrait être “travailler ma relation client avec lui, lui présenter mes nouveaux produits”. Vous vous rendrez ainsi compte que vous pouvez obtenir ce même résultat de différentes manières, pas forcément / impérativement en dînant avec lui. En l’invitant à une présentation produit ou à l’intervention de votre patron dans le prochain salon industriel. Cela vous aidera à gagner en flexibilité dans vos actions.
3. Traiter toutes vos tâches comme un projet
C’est l’une des meilleures manières que j’ai trouvé d’améliorer ma gestion du temps. En tant que commerciale, je n’y pensais pas du tout. La gestion de projet me paraissait être un autre métier, que je laissais volontiers à nos ingénieurs 🙈
Un projet se compose toujours de la même manière : un objectif, des actions, des échéances et des ressources (humaines, financières, matériels…). Au final, n’est-ce pas tout simplement la définition d’un cycle de vente ? L’avantage de raisonner en projet est que vous allez dégager du temps en décomposant vos tâches en petites actions, dont vous aurez une meilleure appréciation de la durée. Cela transforme ainsi une liste aléatoire de tâches en liste cohérente.
Exemple
Reconquérir un client perdu. En première apparence ce n’est qu’une seule et même tâche... qui peut paraître titanesque.
Et pourtant c’est bien plus. Pour reconquérir un client, vous devez mettre un plan d’actions commercial en marche, notamment en utilisant la technique du winback : Identifier vos failles, revoir votre offre, veiller à votre e-réputation, planifier des emails de reprise de contact, etc.
En décomposant vos tâches comme des projets, vous prenez conscience de l’ampleur du travail que cela vous demandera ainsi que de la manière dont vous aurez à le traiter (ressources, temps etc.)
4. Établissez des routines
En interrogeant des confrères vraiment bon commercialement, je me suis rendue compte qu’ils respectaient tous une routine bien définie.
Toujours préparer un rendez-vous la veille. Avoir chaque jour 2h de prospection téléphonique. Rappeler les prospects perdus en négociation trois mois après…
Ils avaient identifié leurs objectifs et priorisé leurs tâches avec le plus fort impact business. Puis, ils avaient augmenté d’un cran en transformant ces clés de réussite en routine.
Se tenir à une discipline précise permet de garder du rythme. La gestion du temps repose avant tout sur une allocation linéaire de nos efforts. Notre métier de commercial se rapproche souvent plus de la montagne russe que du marathon. C’est bien là notre plus grande erreur. Combien de mois difficiles avons-nous connu après des mois fastes parce que nous avions relâché nos efforts, moins prospecté, etc. ?
Une routine bien construire et efficace permet de se libérer mentalement, d’avoir l’esprit concentré sur les tâches et leur résultat, plutôt que sur la planification et les moyens à employer. Trouvez ce qui vous permet de réussir, ce qui vous rend commercialement fort et organisez votre semaine pour en faire une habitude quotidienne.
Exemple
Certains préfèrent commencer à travailler immédiatement au réveil (c’est ma méthode), tandis que d’autres sont plutôt du soir. Écoutez votre rythme, analysez ce qui vous convient le mieux et appliquez vous cette routine : faîtes les actions qui demandent le plus d’effort au moment où vous êtes le plus efficace. Passage de barrage le matin lorsque vous arrivez frais au boulot ? Rédaction de vos propositions commerciales à partir de 16h quand vous êtes la plus concentrée ? Suivi client le lundi pour vous laisser le temps de traiter les retours le reste de la semaine ?
Ce qui est important pour gagner en productivité, c’est de rester rigoureux et discipliné dans la réalisation de ces tâches. Si vous ne jouez pas le jeu à fond vous perdrez du temps.
=> Pour bien démarrer la journée, voici nos conseils à suivre : la routine matinale du commercial.
5. Définissez vos limites
Lorsque vous dites « oui » à des petites choses, vous dites « non » à des choses plus grandes. Il est difficile de gérer votre temps lorsque vous n’avez pas défini de limites. Certaines personnes “veulent” votre temps et votre attention au travail et souvent leurs besoins sont réels.
Sans frontières, vous ne pourrez jamais allouer le temps dont vous avez besoin pour vos priorités. Des clients à faible potentiel vous demanderont sûrement énormément de temps, tout comme des prospects sans aucun potentiel... Lorsque vous acceptez de les traiter, vous dites non à vos clients qui vous rapportent vraiment (souvenez-vous de Pareto encore : 20 % de vos clients ne font-ils pas 80 % de votre CA ?). Apprendre à dire « non » est une stratégie puissante et nécessaire si vous souhaitez mieux gérer votre temps.
Exemple
Un de vos collègues souhaite avoir votre retour d’expérience sur votre dernier rendez-vous avec un client mécontent. Il aimerait savoir comment vous vous en êtes sorti et quels arguments avez-vous fourni pour le reconquérir. Oui, vous lui expliquerez et vous lui donnerez vos méthodes… Mais pas maintenant !
Pour le moment votre temps est alloué ailleurs et c’est essentiel pour la réalisation de vos objectifs. Faites-lui comprendre et proposez-lui de fixer dès maintenant un moment où vous aurez le temps nécessaire pour lui expliquer ce qu’il souhaite savoir. Le moment venu, vous serez disponible et préparé.
6. Appliquez un planning… Et tenez-vous y !
Planifiez un emploi du temps de vos semaines et de vos journées. Le temps passe vite surtout quand on est sollicité de toute part et en déplacement. Les minutes du commercial se transforment en heures, les heures en jours, les jours en semaines.
Il est facile de perdre votre temps lorsque vous n’avez pas déterminé au préalable ce que vous allez en faire précisément. Une fois que vous connaissez vos priorités, vous pouvez planifier vos journées et vos semaines : vos tournées, vos rendez-vous, vos plages d’administratif, vos formations... Lorsque vous commencerez à travailler, vous ne perdez plus de temps à décider de ce que vous devez faire.
Exemple
Vous menez une négociation depuis plusieurs mois avec l’un de vos prospects. Cela vous prend une bonne partie du temps et les impacts / résultats de cette négociation sont déterminant pour la suite et l’atteinte de vos objectifs.
Le problème ? Trouver du temps pour les tâches annexes, plus petites mais essentielles à traiter. Certes vous menez un gros projet mais vous ne pouvez délaisser entièrement la prospection et le suivi de vos gros clients. Elles font partie de l’atteinte de vos objectifs finaux. Définissez-vous des horaires précis à respecter chaque jour : une plage horaire de prospection et une plage horaire d'administratif par exemple.
=> Google Calendar peut vous aider à planifier votre emploi du temps et à le respecter. Pour chaque nouvelle plage horaire, vous recevrez une notifications 10 minutes avant le début de la tâche. Cela vous permet de vous plonger à fond dans chaque projet sans regarder le temps passer.
Exemple
Vous pouvez réunir plusieurs petits projets en un seul grand projet. Si vous devez faire de la relance de client, compactez toutes vos relances sur une seule et même plage horaire bien définie. Ce sera le temps alloué à cette tâche. Une fois réalisée vous aurez avancé dans plusieurs projets différents.
9. Décidez ce qu'il ne faut pas faire
Une liste de choses à ne pas faire est aussi cruciale qu'une liste de tâches à faire. Vous allez sûrement me dire “mais qu’est-ce que tu nous racontes” ?
Ça peut paraître ridicule et pourtant c’est parfois essentiel : un simple rappel aux écarts à ne pas franchir peut vous aider à les respecter. Que diriez-vous de « Ne pas ouvrir le courrier électronique dès le matin ». Ou « Ne laissez pas les gens vous interrompre. » Si vous voulez faire encore mieux avec votre temps, essayez peut-être : « Ne laissez pas d'autres les gens placer leurs priorités au-dessus de la mienne », sachant que vous pouvez créer des exceptions lorsque cela vous semble judicieux.
Une liste de choses que vous n'êtes pas disposé à faire vous aidera à mieux gérer votre temps. Je vous assure, psychologiquement, ça fait la différence dans le temps.
10. Prenez une pause
En séquençant vos tâches et en respectant votre emploi du temps vous allez pouvoir faire des pauses. Aller boire un café, prendre l’air ou même regarder son téléphone vous permettront de vous oxygéner le cerveau et de vous motiver avant de démarrer la tâche suivante. C’est essentiel pour recharger les batterie et attaquer un nouveau projet.
Le Code du travail parle de 20 minutes dès que le temps de travail atteint 6 heures. C’est à vous de trouver le ratio qui vous correspond le mieux pour prendre une pause. Cela peut être un temps différent chaque jour, mais quoiqu’il en soit, prendre une pause est productif pour votre travail.
Je vous recommande de mettre en oeuvre la liste ci-dessus afin d’optimiser votre productivité et votre gestion du temps. Si vous choisissez de ne pas respecter l’ordre de ces tâches, je vous suggère tout de même de commencer par calibrer vos priorités. Bonne organisation !