La réunion commerciale est un élément à part entière de votre stratégie commerciale, vous ne devez pas le négliger. Souvent perçue comme une corvée chronophage de la part de vos collaborateurs, elle est pourtant un moment privilégié pour échanger de manière constructive avec vos équipes et tisser du lien entre les membres de l’équipe. En effet, plus qu’un simple compte rendu des résultats passés et des nouveaux objectifs à atteindre, une réunion commerciale efficace doit permettre de motiver vos commerciaux pour, in fine, gagner en productivité et en rentabilité. Pour vous aider à atteindre ce but, retrouvez ici toutes les clés qui vous permettront de manager et d'animer une réunion commerciale efficace.
Pourquoi une réunion commerciale ?
La réunion avec vos commerciaux est un moment essentiel du management que vous ne devez pas négliger. Pour vous en convaincre, voyez plutôt en quoi la réussite de votre réunion commerciale est importante.
Objectifs de la réunion commerciale
Comme tous les éléments qui composent votre stratégie commerciale, l’objectif principal d’une réunion avec vos commerciaux est de participer au développement de vos ventes et de votre chiffre d’affaires.
En effet, une réunion commerciale réussie va vous permettre de gagner en productivité et en rentabilité. Pour y parvenir, la réunion doit permettre de :
- Faire le point sur les résultats de la période écoulée ;
- Chercher des solutions correctives quand c’est nécessaire ;
- Fixer de nouveaux objectifs.
Autre axe de la réunion commerciale : souligner les résultats positifs. Ne faites pas l’économie d’éloges quand ils sont justifiés, vos troupes n’en seront que plus motivées. Ainsi, la réunion d’équipe commerciale est le moment de saluer les meilleures performances, individuelles et collectives.
S’il est important de mesurer les résultats, pensez que les outils CRM, comme nombre d’outils de management commercial, permettent déjà de communiquer ces informations en temps réel. Votre CRM pourra également vous servir pendant la réunion, pour illustrer vos propos.
La réunion commerciale est un moment de partage très bénéfique dans la vie de l’entreprise. Tout en consultant l’ensemble de l’équipe, vous prenez des décisions concrètes, évaluez les priorités, établissez un plan d’action commerciale dans les affaires à venir.
Intérêts de la réunion commerciale
Réunir de façon régulière vos collaborateurs aura sur eux deux effets principalement.
Des commerciaux plus motivés...
En effet, valoriser les bons résultats est un puissant levier de motivation chez vos commerciaux. La réunion commerciale est l’occasion de mettre en avant les belles performances individuelles, mais aussi collectives, grâce aux chiffres clés globaux (chiffres d’affaires, marges, affaires remportées par l’équipe, opportunités à venir, etc.).
Pour que la réunion soit facteur de motivation, vous devrez vous assurer de l’intérêt des participants. Encouragez leur participation et soyez à leur écoute. N’oubliez pas que les commerciaux sont ceux qui connaissent le mieux le terrain !
...et des commerciaux plus compétents
En examinant ensemble quelles sont les difficultés rencontrées et ce qui est à améliorer, vous soulevez la problématique du Comment faire mieux ? Le partage d’idées permet de révéler les expériences de chacun, qui peuvent s’avérer bénéfiques pour les autres. Ce travail de réflexion de groupe est alors un excellent moyen pour vos commerciaux d’améliorer leurs pratiques commerciales.
La réunion commerciale peut d’ailleurs être l’occasion de former vos collaborateurs sur un nouvel outil, un nouveau produit. N’hésitez pas dans ces cas-là à faire intervenir une tierce personne, du service après-vente par exemple. La transversalité ne peut qu’être profitable.
Comment préparer votre réunion commerciale
Soyons clairs, une réunion commerciale ne s’improvise pas, aussi bien du côté des managers que de celui des commerciaux. Vous devez toujours débuter votre réunion avec des thématiques et des objectifs que vous aurez définis en amont.
Définir les objectifs
Pour que la réunion avec vos commerciaux soit constructive et utile à tous, vous devez au préalable en formaliser les objectifs. Pour vous aider à les verbaliser, posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les résultats attendus ?
- Quelle est la priorité de cette réunion ?
- Quels sont les éléments importants à aborder ?
Gardez en tête qu’une réunion porte davantage sur l’avenir, la stratégie et les objectifs que sur les résultats passés.
Organiser la structure de réunion
Il s’agit à présent de définir le nombre et le profil des participants. Comme vu précédemment, il peut être intéressant de convier des membres d’autres services de l’entreprise, qui sauront présenter les éléments qui sont de leur domaine d’expertise. Cela suppose par conséquent de briefer ces intervenants extérieurs, et de prévoir en conséquence un timing à respecter.
Choisir la date de cette réunion
Les réunions commerciales sont souvent mensuelles, à l’instar des objectifs de vente. Cependant, la tendance actuelle est de privilégier des réunions plus fréquentes, bimensuelles, voire hebdomadaires. Dans ce dernier cas, sachez que la réunion doit être courte (1 h 30 maximum), au risque d’être perçue comme une perte de temps par vos collaborateurs.
Choisir la date est bien souvent un casse-tête. Entre les RTT, les congés, les charges de travail respectives, il n’est pas aisé de convenir d’un jour qui contente tout le monde. Généralement, le jour retenu est le lundi matin, le début de semaine étant le moment idéal pour motiver ses troupes.
Établir un ordre du jour
L’ordre du jour est l’élément clé. Il paraît judicieux de le présenter sous forme de sujets thématiques spécifiques plutôt que vagues et généralistes. Dans l’ordre du jour, vous devez détailler les thèmes qui seront abordés, ainsi que l’ordre de passage des intervenants. Notez pour chacun l’heure de début et l’heure de fin. Il faudra ensuite faire votre possible pour respecter ce timing, afin que tous les sujets puissent être abordés de façon équilibrée.
Une fois l’ordre du jour établi, il vous reste à le transmettre aux participants en même temps que l’invitation, au moins quinze jours avant la réunion, afin que chacun puisse la préparer correctement (intervention le cas échéant, liste de questions, etc.).
Impliquer vos commerciaux, en amont comme pendant la réunion, permet de dynamiser cette rencontre et la rend
constructive.
Comment animer votre réunion commerciale
Ordre du jour
Vous pouvez commencer par annoncer l’ordre du jour. Gardez toujours à l’esprit que l’ambiance doit être conviviale pour inviter aux échanges. C’est à vous de gérer l'animation de votre réunion, de créer une bonne dynamique qui suscite l’intérêt et la participation de vos collaborateurs. De même, gardez en tête vos objectifs tout au long de la séance.
Faire participer l’équipe
Tout d’abord, évitez le tour de table qui vous fera perdre du temps inutilement, allez droit au but. Mettez en avant le collectif, communiquez au nom de l’équipe et non individuellement pour éviter que vos commerciaux ne se sentent jugés en cas de mauvais résultats. Au contraire, l’esprit d’équipe et la solidarité du groupe ne feront que renforcer la motivation de chacun.
Grâce aux données de votre tableau de bord, vous pouvez mettre en valeur la progression des performances sur l’ensemble de vos territoires de vente ou par région commerciale. Les actions de chacun s’inscrivent dans une stratégie et des objectifs communs. À n’en pas douter, savoir qu’ils participent collectivement à la réussite du groupe est particulièrement motivant pour vos commerciaux !
Être à l’écoute
Vous pouvez proposer à chacun de donner son ressenti, son avis, partager ses expériences et anecdotes de relations clients, mais aussi ses difficultés (retours clients négatifs, pression de la concurrence, prospection commerciale à améliorer, etc.). Au contact direct de vos prospects et clients, les commerciaux sont les mieux placés. Leur expérience du terrain est une source d’informations non négligeable.
Encore une fois, oubliez le tour de table formel qui confère à l’exercice un rôle passif.
En tant que manager ou directeur commercial, et animateur de la réunion, votre rôle est primordial. Vous devez encourager la prise de parole, formaliser l’implicite, recadrer avec tact si nécessaire, pour éviter que la discussion ne tourne au pugilat.
Gardez à l’esprit que l’échange doit rester constructif. Vous devez également surveiller le timing.
Donner de l’attrait à votre réunion commerciale
Les réunions d’équipe suivent bien souvent le même schéma descendant et informatif, et finalement, les participants n’en retirent pas les résultats escomptés. Pour éviter que la réunion ne finisse en une perte de temps improductive et ennuyeuse, osez casser les codes.
De nombreuses techniques sont à votre disposition :
Sortir du cadre
Pourquoi ne pas organiser votre réunion commerciale en extérieur ? Faites d’une sortie (avec balade, activité sportive, etc.) une opportunité de réunion dans un environnement inhabituel. Créativité, dynamisme et convivialité seront garantis ! La seule contrainte est de canaliser l’énergie du groupe, aussi est-il préférable de prévoir pour ce genre de réunion un petit comité afin d'en conserver une certaine performance.
Utiliser les outils favorisant l’interaction
Tablettes, écrans tactiles, objets connectés vous permettent de communiquer sur les performances commerciales de votre équipe de façon efficace, et permettent également aux participants d’interagir plus facilement. Ils peuvent accéder à des logiciels de suivi et visualiser les données présentées lors de la réunion. Excellent outil de reporting commercial, le tableau de bord commercial géographique est particulièrement apprécié pour donner une vision précise de vos indicateurs de performance et communiquer sur l’avancée de vos objectifs. De plus, les éléments pertinents sont mis en évidence : évolution des ventes et du chiffre d’affaires selon les zones, pression concurrentielle locale, distances routières importantes, etc.
=> Allez plus loin en lisant notre article sur la mise en place des process commerciaux
À retenir
De façon générale, pensez que les outils de présentation ne doivent pas supplanter votre présentation orale et les différents échanges. De même, les supports écrits devront être remis à la fin, pour éviter que l’attention des participants ne soit altérée durant le temps de réunion.
Exercices ludiques et jeux de rôles
Pensez à inclure dans vos réunions un exercice ludique qui captera l’attention de votre auditoire. Il en existe de nombreux, parfaitement adaptés au contexte de la réunion commerciale. Par exemple, le Team Building a pour vocation de resserrer les liens au sein d’une équipe. Il permet aussi d’améliorer la communication, désamorcer des conflits, booster la motivation et favoriser l’esprit d’appartenance au groupe.
Autre exemple, la technique du « World Café », qui consiste à reproduire une conversation autour de la machine à café. L’équipe est scindée en petits groupes, qui échangent sur un thème précis dans un temps imparti. Cet exercice d'animation permet de favoriser le dialogue et le partage d’idées, dans un climat informel et détendu. Quand le temps est écoulé, chaque groupe présente au reste de l’équipe le résultat de leurs échanges.
Vous trouverez une mine d’idées pour vous aider à rendre ludique votre réunion dans le livre Gamestorming - Jouer pour innover, de James Macanufo, Sunni Brown et Dave Gray.
Adopter un angle d’approche original
Vous pouvez demander à vos commerciaux de participer activement :
- En évoquant l’action commerciale dont ils sont le plus fier, les retours d’expérience, les premières fois, etc. ;
- En analysant les meilleures performances de l’année pour voir ensemble ce qui peut être réitéré ;
- En produisant collectivement un maximum d’idées nouvelles. Le brainstorming est idéal pour le lancement d’un nouveau produit, d’un nouveau projet, trouver une solution à un problème ;
- Etc.
Bien gérer le timing de votre réunion commerciale
Le mieux est de prévoir large en termes de temps. Des sujets bien traités, débouchant sur des plans d’actions concrets sont préférables à des sujets nombreux simplement survolés. Vous êtes le maître du temps, à vous de surveiller l’heure pour que les différents points prévus à votre ordre du jour soient traités.
Dans le programme de votre réunion, vous devez également prévoir un temps d’accueil et un temps de départ. Enfin, ne négligez pas les temps de pauses.
L’essentiel est de prendre le temps et de bien le gérer. L’écoute et la motivation de vos commerciaux n’en seront que meilleures.
Bon à savoir
Savez-vous qu’aujourd’hui vous avez la possibilité d’organiser des réunions à distance, grâce à des outils performants ? Organiser une visioconférence sur le web est désormais accessible à tous.
Conclure votre réunion commerciale
Pour conclure votre réunion d’équipe commerciale, voici la marche à suivre :
- Rappelez le but de la réunion ;
- Mettez en évidence les résultats obtenus ;
- Validez la compréhension de votre auditoire en interrogeant au hasard l’un des commerciaux, par exemple. Vous devez vous assurer que les objectifs qui ont été fixés sont compris et acceptés par votre équipe commerciale.
Pour cela, donnez la parole à vos interlocuteurs, encouragez les questions. N’oubliez pas que les objectifs doivent toujours être SMART !
- Enfin, n’hésitez pas à demander à chacun de se fixer un challenge personnel, sur lequel il s’engage à travailler.
La prochaine réunion sera l’occasion de faire le point sur sa progression. N’oubliez pas que se fixer des challenges personnels peut être un excellent levier de motivation pour les membres de votre équipe commerciale.
- Terminez toujours par un mot encourageant et fédérateur.
Vous aurez ensuite à rédiger un compte rendu rapide, rappelant les décisions prises.
Pour aller plus loin
Pensez à renforcer l’efficacité de vos commerciaux par le passage de la certification en langues Leveltel ou une formation commerciale impactante !
Vous êtes maintenant équipés tous les outils pour planifier, manager et animer efficacement votre réunion commerciale. Vous savez qu’elle ne s’improvise pas. Si vous mettez en œuvre ces conseils bien en amont et que vous les suivez à la lettre, vous donnerez à votre réunion une réelle valeur ajoutée. Votre performance commerciale ne s’en portera que mieux et sans nul doute, vos commerciaux seront impatients de participer à la prochaine réunion d’équipe.
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