5 tableaux de reporting à créer immédiatement sur Hubspot pour exploser vos ventes B2B

Avoir une visibilité claire et précise sur les performances commerciales est crucial pour prendre des décisions éclairées et maximiser les revenus. Les entreprises qui réussissent aujourd'hui sont celles qui utilisent efficacement leurs données pour piloter leurs stratégies de vente, motiver leurs équipes et aligner leurs efforts marketing et commerciaux.

Maximiser votre retour sur investissement, maintenir une équipe motivée, garantir une cohésion optimale entre vos efforts marketing et commerciaux, améliorer les gestes commerciaux... Les opportunités d'un CRM bien exploité sont nombreuses. Encore faut-il savoir comment s'y prendre.

Pour booster votre croissance, voici cinq tableaux de reporting essentiels à créer immédiatement dans votre CRM. Que vous cherchiez à suivre les résultats financiers, à évaluer la productivité de vos commerciaux, à optimiser la couverture de vos territoires ou à analyser l'impact de vos actions marketing, ces tableaux de bord vous fourniront les informations nécessaires pour naviguer avec succès.

Pourquoi piloter sa stratégie commerciale via un CRM ?

Un CRM (Customer Relationship Management) est essentiel pour piloter efficacement sa stratégie commerciale. Il centralise toutes les interactions avec les clients et prospects, offrant ainsi une vue d'ensemble claire et précise. Cela permet non seulement de mieux comprendre les besoins des clients, mais aussi d'optimiser les processus de vente.

En utilisant un CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce,...) les entreprises peuvent suivre les performances de leurs équipes commerciales, identifier les opportunités de croissance et ajuster leurs stratégies en temps réel.

Comment faire un reporting commercial ? 9 étapes à respecter pour un rapport pertinent.

Un CRM bien configuré est la clé pour améliorer la productivité, la motivation des équipes, à augmenter les ventes et renforcer la satisfaction client et ainsi... aller chercher des points de croissance. 

Mais pour y parvenir, il est nécessaire de respecter quelques étapes, et ce, peu importe le type de tableau que vous souhaitez créer. 

1. Définir des objectifs clairs

Avant de créer un reporting commercial, il est crucial de définir clairement vos objectifs commerciaux. Que voulez-vous mesurer ? Quels indicateurs sont les plus pertinents pour votre entreprise ? 

2. Choisir les bons KPI (Key Performance Indicators)

Les indicateurs de performance sont nombreux mais pas nécessairement tous pertinents pour votre activité. Bien les choisir en comprenant ce qu'ils suivent et quelle analyse ils pourront vous permettre de réaliser par la suite est essentiel. 

3. Utiliser un CRM pour centraliser les données

Un CRM comme HubSpot permet de centraliser toutes vos données de vente en un seul endroit. Cela facilite la collecte et l'analyse des informations nécessaires pour votre reporting commercial.

Assurez-vous que toutes les interactions et transactions avec vos clients sont bien enregistrées dans le CRM car cela vous permettra d'avoir un suivi en temps réel et pertinent de votre activité. 

4. Créer des rapports personnalisés

Utilisez les outils de reporting de votre CRM pour créer des rapports personnalisés adaptés à vos besoins. Personnalisez les rapports en fonction des KPI que vous avez choisis pour suivre les performance de votre équipe !

5. Analyser les Données Régulièrement

L'analyse régulière des données est essentielle pour comprendre les tendances et les performances de votre équipe de vente. Identifiez les points forts et les points faibles, et utilisez ces informations pour ajuster vos stratégies. 

6. Communiquer les résultats

Un bon reporting commercial doit être partagé avec les parties prenantes pertinentes de l'entreprise pour garantir un alignement entre les équipes (marketing et vente par exemple). Voud pouvez utilisez vos tableaux de bord visuels pour présenter les données de manière claire et compréhensible. 

7. Mettre en perspective et agir

Ne vous contentez pas de suivre les KPI, mettez-les en perspective avec d'autres facteurs externes et internes. Par exemple, comparez les performances des commerciaux entre eux pour identifier les meilleures pratiques. Utilisez ces analyses pour prendre des décisions stratégiques et opérationnelles.

8. Automatiser le reporting

Pour gagner du temps et garantir la précision des données, automatisez le plus possible le processus de reporting. Configurez des rapports automatiques dans votre CRM qui se mettent à jour en temps réel et envoyez-les régulièrement aux parties prenantes.

9. Continuer à améliorer

Le reporting commercial doit être un processus dynamique. Continuez à améliorer vos rapports en ajoutant de nouveaux KPI, en ajustant les filtres et en intégrant des retours d'expérience. Restez flexible et prêt à adapter votre reporting aux évolutions du marché et de votre entreprise.

Comment créer un rapport sur Hubspot ?

Créer un rapport sur HubSpot est simple et intuitif et vous permettra d'avoir un suivi clair, pertinent de votre activité commerciale. Non seulement, avoir une vue globale vous permettra de prendre des décisions stratégiques éclairées mais aussi, de manager efficacement vos équipes. 

Pour créer un rapport sur HubSpot, voici les quatre étapes principales :

• Accédez à votre compte HubSpot et cliquez sur "Rapports".
• Sélectionnez "Créer un rapport" et choisissez le type de rapport souhaité (tableau de bord, rapport personnalisé, etc.).
• Configurez les filtres et les critères de votre rapport en fonction des KPI que vous souhaitez suivre.
• Enregistrez et nommez votre rapport pour y accéder facilement ultérieurement.

5 tableaux de reporting commercial à créer sur Hubspot

Tableau 1 : Suivi des résultats commerciaux.

Le suivi des résultats commerciaux dans la vente B2B est une pratique essentielle pour évaluer et optimiser la performance des équipes de vente. Il permet aux entreprises de comprendre la contribution de chaque commercial et de l'équipe dans son ensemble. Il aide à identifier les tendances, les opportunités et les défis, permettant ainsi d'ajuster les stratégies de vente pour maximiser les revenus.

Les principaux indicateurs utilisés pour suivre les résultats commerciaux incluent : le chiffre d'affaires facturé, qui est le total des ventes réalisées, le taux de marge, qui est la différence entre le coût de production et le prix de vente, les produits vendus, c'est-à-dire le nombre et le type de produits ou services vendus, le prix de vente, qui est le montant auquel les produits ou services sont vendus, et le pourcentage d'atteinte des objectifs, qui mesure dans quelle mesure les commerciaux atteignent leurs objectifs de vente prédéfinis.

Comment analyser un tableau de suivi des résultats commerciaux ? 

Analyser ces résultats nécessite de mettre les chiffres en perspective. Il ne suffit pas de regarder les ventes brutes ; il faut aussi considérer le nombre de clients servis et la proportion de nouveaux clients, la diversité des produits vendus par chaque commercial, les variations dans les taux de marge et les prix de vente, ainsi que les pratiques des commerciaux les plus performants par rapport aux moins performants.

Le biais serait d’analyser seulement ces indicateurs pour juger le niveau de performance. Pour l’éviter, il faut mettre de la perspective sur ces chiffres en analysant d’autres critères parallèles. Par exemple, combien de clients ont consommé ? Quelle est la part de nouveaux clients sur ce chiffre d'affaires ? Les commerciaux vendent-ils l’ensemble des produits du portefeuille ? Y a-t-il des disparités sur les taux de marge ? Pourquoi ? Y a-t-il des disparités sur les prix de vente ? Pourquoi ? Que font les meilleurs commerciaux que les moins performants ne font pas ? (cf. tableau de productivité).

Exemple de rapport :

Tableau 2 : Suivi de la productivité commerciale.

Quand on parle de productivité commerciale, on parle de la capacité d'une organisation ou d'un individu à maximiser le rendement de son investissement en temps, en énergie et en ressources dans le processus de vente. Une équation souvent complexe que les entreprises peinent à mesurer et donc à optimiser.

L'enjeu est pourtant de taille dans une situation économique tendue : baisse de vente, croissance qui stagne, voire à l'arrêt, des parts de marché qui disparaissent et des équipes démotivées. Mettre l'effort sur la productivité commerciale signifie donc bien plus qu'une simple augmentation de chiffre d'affaires.

Pour suivre cette productivité, plusieurs indicateurs de performance clés (KPI) sont essentiels : le nombre d'appels et de conversations, avec le pourcentage de décrochés, le nombre de visites effectuées, le nombre de rendez-vous pris, réalisés ou non, avec le pourcentage de rendez-vous réellement réalisés. Il est également crucial de suivre le nombre de propositions envoyées, gagnées ou perdues, et le pourcentage de closing, ainsi que le volume et la raison des deals perdus.

Comment analyser un tableau de suivi de la productivité commerciale ?

Ce type de dashboard va permettre de mettre de la perspective sur la productivité des équipes, et éviter de seulement se baser sur les résultats. Si le cycle de vente est plutôt long, les efforts ne paient pas forcément sur le mois M, et on peut se dire que le commercial verra le bénéfice de ses actions à M+1/M+2 par exemple.

Toutefois, l’analyse permet aussi de comparer les moyens mis en œuvre et de faire un lien entre les commerciaux les plus performants et les moins performants. Ainsi, vous aurez la réponse à la question :  quels sont les leviers qui expliquent cette réussite ?

Le dashboard doit retranscrire la réalité du travail du commercial tout au long du cycle de vente, et permettra d’identifier à quels endroits il y a des dysfonctionnements.

Exemple de rapport :

Tableau 3 : Suivi des territoires commerciaux.

Le suivi des territoires dans la vente consiste à surveiller et analyser la performance des commerciaux en fonction des territoires qui leur sont assignés. Les territoires peuvent être définis par des critères géographiques, tels que villes, régions, ou pays, par type de clientèle, comme les PME ou les grands comptes, ou par secteur d'activité, comme l'industrie ou les services.

Les principaux objectifs de ce suivi sont d'optimiser la couverture du marché pour s'assurer que tous les segments de marché sont bien desservis, d'améliorer l'efficacité des ventes en permettant aux commerciaux de se concentrer sur des zones spécifiques et de réduire les déplacements inutiles, et de maximiser le chiffre d'affaires en allouant les ressources de vente de manière à exploiter pleinement les opportunités dans chaque territoire.

Pour suivre efficacement les territoires de vente, plusieurs indicateurs de performance clés (KPI) peuvent être utilisés, tels que le nombre de clients par territoire pour mesurer la base de clients actifs dans chaque zone, le nombre de prospects par territoire pour suivre les opportunités de vente potentielles, le poids du chiffre d'affaires par territoire pour comparer les revenus générés, et le pourcentage de couverture du portefeuille, qui est le ratio entre le nombre d'entreprises travaillées et le nombre total d'entreprises dans le territoire.

Comment analyser un tableau des territoires commerciaux ? 

L'analyse des données de suivi des territoires permet de répondre à des questions stratégiques cruciales. Elle aide à déterminer si les ressources sont suffisantes en se demandant : ai-je suffisamment de commerciaux pour couvrir efficacement mon marché ? Elle permet aussi d'évaluer la taille des territoires en se posant la question : les territoires attribués sont-ils trop grands ou trop petits pour être gérés efficacement ? 

En plus de permettre d'évaluer le potentiel de chaque territoire, ce tableau permet d'optimiser les territoires en ajustant les frontières pour mieux répartir la charge de travail et maximiser les opportunités. A cela, deux avantages : une répartition équitable des territoires qui motive les commerciaux en équilibrant les charges de travail et les opportunités et une meilleure planification stratégique en aidant les responsables des ventes à prendre des décisions basées sur des données concrètes concernant l'allocation des ressources.

Exemple de rapport :

Tableau 4 : Qualité de la base de données

Dans un monde où la data est la clé, savoir quelle est la pertinence de la base de données business permet de faire gagner du temps et de l’efficacité aux équipes commerciales et marketing. Une base de données bien structurée et mise à jour améliore considérablement la productivité en facilitant l'accès à des informations précises et pertinentes.

Pour cela, vous pouvez suivre les KPI comme le nombre d’entreprises et de contacts, le nombre de contacts-clés par entreprise et le pourcentage d’entreprises sans contacts-clés, ainsi que le nombre de contacts sans e-mail ou numéro de téléphone renseigné. Il est important de vérifier que la fonction de chaque contact est renseignée et que le secteur d’activité de chaque entreprise est bien noté. Ces indicateurs permettent de mesurer l'exhaustivité et la qualité des données, garantissant ainsi que les équipes peuvent travailler de manière plus efficace et ciblée.

Comment analyser un tableau de suivi sur la qualité de la base de données ? 

Ces indicateurs ont un lien indirect avec le business et la productivité des équipes.

Plus la base de données est qualifiée et à jour, plus les équipes seront efficaces dans leurs actions. Une base de données mise à jour automatiquement permet d’économiser plusieurs heures par semaine pour chaque commercial, augmentant ainsi le temps alloué à la vente.

Ces indicateurs ont un lien indirect avec le business, et plus particulièrement avec la productivité des équipes business. Plus la base de donnée sera qualifiée et à jour, plus les équipes seront efficaces dans leurs actions.

Tableau 5 : Suivi des actions marketing.

Mesurer, analyser et optimiser les efforts marketing pour maximiser leur impact sur les ventes, tel est l'objectif du suivi des actions marketing.  Il permet de comprendre l'efficacité des campagnes marketing, d'identifier les canaux performants et ainsi d'évaluer l'impact des initiatives marketing sur le processus de vente.

Cela inclut la mesure de l'efficacité des campagnes marketing pour déterminer quelles campagnes génèrent le plus de leads et de conversions, l'optimisation des canaux marketing pour identifier les canaux les plus performants et ceux qui nécessitent des ajustements, et la maximisation du ROI en assurant que les ressources marketing sont allouées de manière à obtenir le meilleur retour sur investissement.

Les KPI clés pour suivre efficacement les actions marketing incluent le taux de clics (CTR), qui mesure le pourcentage de personnes ayant cliqué sur un lien dans une campagne marketing, le nombre de leads générés, la distribution des leads par canal d’acquisition, le nombre de propositions envoyées suite à un lead, le taux de conversion des leads et la valeur des leads transformés en euros. Ces indicateurs permettent de quantifier l'impact des efforts marketing et de guider les décisions stratégiques pour améliorer continuellement les performances.

Comment analyser un tableau de suivi des actions marketing ? 

L'analyse des données de suivi des actions marketing permet de répondre à des questions stratégiques telles que : quel est le retour des actions marketing récentes ? Quels sont les canaux qui performent le mieux ou le moins bien ? Quelle est la qualité des leads générés ? Doit-on renforcer nos formulaires pour mieux qualifier les leads ? Quel pourcentage du chiffre d'affaires global est généré par les leads marketing ? Comment mieux gérer le budget marketing pour un meilleur ROI ? 

Ce suivi assure un alignement stratégique entre les équipes marketing et commerciales, facilitant une meilleure collaboration. Il permet aussi une meilleure compréhension des clients en obtenant des insights précieux sur le comportement des prospects et des clients.

Exemple de rapport :