Vos commerciaux sont-ils à leurs objectifs par rapport au prévisionnel ? Qui est en avance, qui est en difficulté, quelle offre cartonne en ce moment ou accuse un retard ? Quelle est la productivité de l'équipe commerciale (nombre de rdv, rythme de prospection...) et son efficacité (taux de transformation, panier moyen...) ?
Un directeur commercial doit avoir les réponses à toutes ces questions, ou en tout cas pouvoir les trouver facilement. Dans un marché de plus en plus concurrentiel, le pilotage stratégique commercial ne peut se passer de données : c'est là que le tableau de bord commercial intervient. Grâce à lui, vous pourrez prendre les bonnes décisions… à condition qu’il soit adapté à votre structure, fiable, facile à appréhender et pertinent en termes de données de référence ! Voici comment et pourquoi créer un tableau de bord efficace pour piloter votre entreprise.
Les éléments clés pour élaborer votre tableau de bord commercial
Votre tableau de suivi ne sera pas identique à celui de vos concurrents. Le tableau de bord commercial dépend de vos objectifs du moment, des priorités stratégiques commerciales que vous avez établi avec le directeur général pour développer votre entreprise. Il varie dans le temps et s'adapte à vos besoins spécifiques.
Désolé d'avance pour les illusions brisées : il n'y a pas de tableau de bord type (ou miracle) qui s'adapte à n'importe quelle structure.
Toutefois, il y a un certain nombre de données et de KPI à suivre qui se retrouvent d'une force de vente à l'autre. Pour construire votre tableau de bord, vous devez avoir des objectifs clairs et les transformer en indicateurs clés de performance (ICP).
Définissez vos objectifs
C’est la première étape avant toute création d’un tableau de bord commercial !
Déterminez en amont les objectifs à atteindre. Ce sont eux qui conditionnent les indicateurs clés de performance (KPI) spécifiques à prendre en compte dans le tableau de reporting pour évaluer si les objectifs sont atteints ou non. Si vous lancez un produit, si vous ouvrez un nouveau marché, si vous sortez d'une restructuration ou d'un rachat, si vous avez une force de vente sédentaire ou itinérante... vos objectifs ne seront pas les mêmes.
Un objectif bien défini est précis, c'est-à-dire avec une durée et une cible chiffrée. Vous devez être capable de dire « Aujourd'hui, nous partons de là. Dans 1 an, nous seront ici». Par exemple :
- Développer le chiffre d'affaires du produit A de 1 million à 1,3 million d'ici 1 an.
- Augmenter le taux de satisfaction des clients de 6,8 / 10 à 7,5 / 10 d'ici la fin de l'année.
- Doubler le nombre de rendez-vous commerciaux par semaine sur des prospects avant la fin du deuxième trimestre.
- Maintenir la part de linéaire de la référence C durant les mois d'hiver.
Selon vos objectifs, la périodicité de mise à jour du tableau de bord commercial sera différente (hebdomadaire, mensuelle…).
Sélectionnez les bons indicateurs performance dans votre tableau de bord commercial
Une fois les objectifs déterminés, passez à la sélection des indicateurs de performance ! Ils doivent être cohérents et pertinents pour permettre une analyse fine et fiable des résultats.
Si vous souhaitez développer la satisfaction client (pour booster la fidélisation), misez sur des KPI qualitatifs : nombre de réclamations, délais de réponse de vos équipes, objections clients revenant régulièrement, taux de satisfaction client par secteur, par produit ou par commercial...
Si, au contraire, votre but est d’augmenter vos ventes et votre CA, privilégiez les KPI quantitatifs : volume des ventes, panier moyen des ventes, répartition par offre…
Quels que soient les indicateurs retenus, nous vous conseillons de veiller à deux choses
- La fiabilité des chiffres dans le temps : vous devez être certains que leur méthode de calcul ne varie pas. Si vous considérez qu'un réveil client est un ancien client inactif depuis 1 an dans votre ERP, faîtes attention à garder cette définition dans le temps pour avoir des chiffres cohérent.
- La facilité de calcul et d'accès : vous devez accéder aux résultats rapidement. Il y a de fortes chances que vous ayez besoin de chiffres dans l'urgence, juste avant la réunion commerciale, ou pendant un Comité de Direction... Le business étant ce qu'il est, vous n'aurez pas toujours l'opportunité de vous préparer à l'avance. S'il faut 24h pour sortir un indicateur, il sera la plupart du temps inutile. Veillez à pouvoir accéder au tableau en quelques clics et avec des chiffres mis à jour régulièrement.
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Tableau de bord commercial : 5 bonnes raisons de l’adopter
Contrairement aux idées reçues (notamment du point de vue des commerciaux), le tableau de bord commercial n’est pas uniquement destiné aux managers ! Ce n’est pas non plus un outil pour “fliquer l’équipe” commerciale…
Bien élaboré par le directeur commercial et bien expliqué aux forces de vente, il présente de réels avantages pour l’ensemble des parties prenantes.
Bon à savoir : pour obtenir l’adhésion de l’ensemble de votre équipe, impliquez-la dans la conception du tableau de bord commercial, mais aussi dans la saisie. Il est impératif de faire comprendre à vos commerciaux l’intérêt de cet outil.
Mesurez objectivement les performances de vos commerciaux avec le tableau de bord commercial
Évaluer la performance commerciale de votre équipe via des données chiffrées et fiables, voilà l’un des avantages du tableau de bord commercial. Aucune place à l’amateurisme, ni à la subjectivité !
Vous comparez les résultats réels de vos forces de vente avec les prévisions. Et vous analysez les raisons des écarts ! Il apparaît clairement que les actions commerciales menées ne sont pas suffisamment efficaces ? Certains collaborateurs peinent à atteindre les objectifs ? Il ne s’agit en aucun cas de taper sur le doigt des “mauvais élèves”.
Au contraire, cette évaluation et ce suivi ont deux objectifs : détecter les difficultés et trouver des pistes d’amélioration. Vos commerciaux et vous avancez dans la même direction : faire des ventes pour faire du chiffre. C'est l'excitation des ventes conclues et du CA (et évidemment la rémunération associée), qui font que les collaborateurs s'épanouissent dans leur job de commercial. Et pour réussir, ils doivent avoir les bons outils et les bonnes méthodes. Votre rôle de directeur, de coach, doit se baser sur des données objectives pour les aider à progresser et s'éclater dans leur quotidien. Mettez-vous dans la peau d'un Didier Deschamps qui doit amener l'équipe de France en final : il analyse les taux
Peut-être vous faut-il envisager de construire un plan de formation commerciale pour former par exemple vos commerciaux les plus anciens aux nouvelles techniques de prospection ?
Grâce à cet outil de gestion, vous avez une vision globale sur l’activité commerciale de votre entreprise, mais également une connaissance précise des éléments clés à améliorer.
Posez les jalons pour guider votre équipe commerciale
Oui, le tableau de bord commercial vous permet de mesurer l'efficacité de votre équipe. Non, ce n’est pas pour exercer une pression sur vos collaborateurs. C’est un outil utile autant à vous qu’à eux !
Faire la comparaison entre les indicateurs de performance et les objectifs fixés vous permet de donner un cap. Les résultats de certains commerciaux ne sont pas à la hauteur des attentes ? C’est l'occasion de faire le point individuellement pour identifier les freins et rebooster leur motivation. Au contraire, quelques collaborateurs ont dépassé les espérances. C’est une grande source de satisfaction pour eux et un prétexte à encourager la compétition positive pour le reste de l’équipe.
Votre rôle à vous ? À l'appui des données chiffrées, accompagnez vos forces de vente et donnez-leur les moyens (opérationnels, stratégiques…) d’atteindre les objectifs.
Le tableau de bord commercial pour gagner en efficacité
Finis le fastidieux travail de reporting commercial et les multiples réunions avec votre équipe !
Si votre tableau de bord commercial est clair et pertinent, il va vous faire gagner un temps précieux. Comment ? En sélectionnant un nombre limité de KPI significatifs ! Vous réduisez le flux d’informations internes à intégrer, mais vous obtenez un outil de pilotage efficace et compris par l’ensemble de vos commerciaux.
Utilisez votre tableau de bord commercial pour mieux connaître vos clients
Avec l’avènement du Big Data, vous disposez d’un volume d’informations important que vous pouvez croiser pour créer un tableau de bord complet. Notamment pour établir un profil plus précis de vos clients potentiels ! Adoptez des indicateurs de performance qui mesurent leurs attentes, leurs besoins, leur comportement d’achat, leurs réactions en fonction de vos actions commerciales…
Testez de nouvelles approches commerciales en termes de prospection ou un nouveau déploiement géographique de vos commerciaux. Analysez leur efficacité grâce aux indicateurs clés de performance et modulez vos actions en fonction des résultats pour chaque profil de prospects. Grâce au tableau de bord commercial, les données de la relation client sont mises en contexte. Vous pouvez cibler plus facilement les méthodes qui fonctionnent.
Appuyez-vous sur cet outil pour faciliter les changements stratégiques
Les collaborateurs internes d’une entreprise sont généralement réfractaires à tout changement d’organisation. C’est vrai également pour votre équipe commerciale !
Vous souhaitez mettre en place une nouvelle méthode de prospection commerciale ou une nouvelle organisation ? Vous vous heurtez aux “c’était mieux avant” de vos forces de vente. Elles doutent du bien-fondé de cette évolution.
Le tableau de bord commercial va vous aider à faire accepter ce changement, chiffres à l’appui. Des preuves concrètes valent mieux que des arguments abstraits pour convaincre vos commerciaux. Proposez-leur de comparer les mauvais résultats de l’ancienne technique de prospection utilisée avec ceux de la nouvelle, bien meilleurs.
Vous êtes sûr d’obtenir plus facilement leur adhésion.
Modifier l'organisation de votre équipe commerciale s'impose ? Découvrez comment optimiser la gestion et la répartition des tâches de vos collaborateurs !
lien vers article “soeur” : Organisation de l’équipe commerciale
Choisissez le bon outil pour piloter votre activité commerciale
Un tableau de bord pour TPE, PME ou toute autre taille de structure ne doit pas être une usine à gaz ! Ni pour le remplir ni pour en tirer des conclusions…
Misez sur un outil simple, synthétique, visuel et parlant. Pour être efficace dans la prise de décisions, la présentation de votre tableau de bord commercial doit répondre à quelques critères :
- Sélectionnez au maximum une dizaine de KPI par tableaux de bord. Trop d’informations, surtout si elles ne sont pas pertinentes, risquent de noyer votre réflexion. Mieux vaut limiter le nombre d’indicateurs : prenez le temps au préalable de choisir les bons pour gagner en efficacité d'analyse par la suite.
- Préférez des graphismes, des courbes, des diagrammes circulaires à des listes de données chiffrées. Ce type de présentation permet en un clin d’œil d’analyser une tendance, de visualiser des pourcentages, de comparer des valeurs.
- Adoptez des codes couleur clairement identifiables. Le but n’est pas de créer un “joli" reporting commercial en multipliant les nuances chromatiques, mais bien de faciliter l’analyse des résultats...
Ainsi, la lisibilité du tableau de bord et sa compréhension sont optimisées.
Pour votre tableau de bord commercial, utiliser des tableaux Excel n’est peut-être pas la meilleure solution. Il présente plusieurs freins :
- Cet outil nécessite l’intégration manuelle des données. Le risque d’erreurs humaines de saisie est accru.
- Le paramétrage est chronophage et implique de maîtriser les bonnes formules.
- L’automatisation n'est possible qu’à condition d’être calé en la matière pour créer des macros VBA (Visual Basic for Applications). Ce langage de programmation n’est pas à la portée de tous les managers commerciaux. Il ne vous dit rien ? Passez votre chemin et trouvez un autre outil pour votre reporting commercial...
Parmi les outils de pilotage à votre disposition (Google Data Studio, Salesforce ou Zoho par exemple), certains CRM comme Hubspot permettent de créer un tableau de bord commercial connecté à votre base de données client. Un gain de temps et d’efficacité pour vous et vos collaborateurs ! Faciles à prendre en main, ces outils facilitent l’exploitation des données tout en garantissant leur fiabilité.
Vous l’avez compris : tout bon manager ou directeur commercial qui se respecte ne peut travailler efficacement sans tableau de bord commercial ! Cet outil de pilotage est indispensable pour évaluer les performances de vos forces de vente, déterminer les actions correctives et faciliter l’atteinte des objectifs. Il participe à la mise en place d’une stratégie commerciale efficace et d’une gestion optimale. Pourquoi vous en priver ?
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